Selasa, 27 Januari 2009

LAYOUT KANTOR


BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah

Dewasa ini, kedudukan dan peranan kantor berkembang dengan pesat dan sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akan tugasnya dan bersemangat mencurahkan perhatiannya secara sungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Pada setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta dalam rangka mencapai tujuan secara berhasil untuk pembagian kerja. Pelimpahan wewenang, sampai kepada rincian tugas masing-masing pihak yang terlibat dalam organisasi tersebut. Disamping itu, dalam suatu organisasi harus ditetapkan pula kaitan kerjasama antara satu aspek dengan aspek lainnya, untuk dijadikan pegangan bagi para pelaksana, agar pekerjaan kantor dapat dilakukan secara sistematis. Pengertian kantor menurut Sedarmayanti (manajemen perkantoran:2001), kantor merupakan tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/mendistribusikan informasi. Di dalam kantor terdapat ruang kerja yang memang dibuat untuk memudahkan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan karena itu, sebaiknya area ini diletakkan di tempat yang terpisah dari fungsi lain agar kegiatan kerja yang memerlukan konsentrasi itu tidak terganggu. Melalui penataan ruang yang sesuai juga dapat menghadirkan suasana dianamis yang meningkatkan kinerja seseorang sehingga aktivitas dapat berjalan dengan lancar. Maka agar produktivitas kerja meningkat langkah pertama yang harus diperhatikan adalah tata letak (layout) ruang kantor dan ruang kerja. Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Pengertian Tata Ruang
Akibat perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini mengakibatkan penerapan tata ruang kantor ditujukan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Dari beberapa pakar yang mengutarakan tentang pengertian tata ruang, diantaranya George R. Terry dalam Sedarmayanti menyatakan sebagai berikut: “Office layout is the determination of space requirement and the detailed utilization of this space in order to provide a practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the office work within reasonable cost” (tata ruang kantor adalah penentuan maengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaanya secara terinci dari ruangan tersebut untuk mengyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak ) Dengan kata lain, arti tata ruang kantor dapat pula diutarakan sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak sehingga tercapai efisiensi.

* Tujuan Pengaturan Tata Ruang Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja. Apabila dirinci maka tujuan tata ruang kantor antara lain adalah:
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien
4. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.
5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai
6. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung
7. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi Karyawan.
8. Gerakan pegawai yang sedang bekerja
9. Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu.
10. Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan dikemudian hari.
* Azas Pokok Tata Ruang Dalam buku practical plan Layout tahun 1955, Richard Muther mengutarakan tentang azas-azas Pokok Tata Ruang adalah sebagai berikut:
1. Azas jarak terpendek, Ialah jarak antara 2 titik dalam garis lurus
2. Azas rangkaian kerja, Ialah penempatan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan.
3. Azas penggunaan segenap ruang, Ialah apabila mungkin, tidak ada ruang yang tidak terpakai, tidak hanya yang berupa luas lantai, tetapi juga vertical keatas maupun kebawah.
4. Azas perubahan susunan tempat kerja: Apabila diperlukan dapat dirubah dengan mudah. Misalnya tata ruang kantor terpaksa dirubah karena: - Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor - Penemuan teknologi baru dan lain-lain.

* Tahap-tahap Menentukan Tata Ruang Agar Terstruktur
a Perhatikan rencana jalan masuk, jendela dan kondisi yang tidak dapat diubah
b Buatlah rencana ruang kantor yagn menggunakan skala
c Terntukan jumlah dan ukuran dari semua semua perlengkapan dan perabotan
d Sediakan model dari semua perlengkapan
e Bicaralah dengan atasan (kepala seksi/ first line manager) mengenai ruangan yang diperlukan untuk tiap pegawai
f Buatlah perencanaan dengan prinsip-prinsip tata ruang
g Perhatikan nama pegawai dan pekerjaan, letaknya dan sarana penunjang
h Ajukan pada pimpinan untuk mendapat persetujuan
* Langkah- langkah Dalam Menyusun Tata Ruang Sebelum dimulai membuat konsep menyusun tata ruang, maka terlebih dahulu perlu diketahui langkah-langkah menyusun tata ruang antara lain adalah:
1. Mengetahui hubungan satuan yang melaksanakan Tata Usaha dengan satuan-satuan kerja lainnya.
2. Mengetahui sifat pekerjaan (rahasia atau tidak rahasia) dan dengan segenap pekerjaan, tentukan urut-urutan pekerjaan, serta ketahui jumlah pegawai yang terlibat: - Satuan pekerjaan yang melayani publik ditempatkan pada tempat yang mudah didatangi orang luar tanpa mengganggu satuan kerja lainnya. - Satuan-satuan yang satu sama lain saling berhubungan erat, diupayakan untuk dikelompokkan pada satu tempat. - Satuan pusat yang mengerjakan semua kegiatan ketata-usahaan, diupayakan ditempatkan ditengah-tengah (strategis) - Satuan yang tugas pekerjaannya menimbulkan suara gaduh, diletakkan jauh dari satuan kerja yang membutuhkan ketenangan
3 Membuat gambar denah ruangan dengan memakai skala, cantumkan panjang dan lebar ruangan yang bersangkutan, serta beri tanda, tempat pintu, jendela dan lain-lain.
4. Susun letak meja kursi pegawai dan perabot lainnya, guanakan kertas warna-warni dengan ukuran tertentu, serta beri nomor kode masing-masing.
5. Menyusun denah konsep tata ruang, dengan memperhitungkan kemungkinan perubahan yang disebabkan oleh: - Penambahan atau pengurangan pegawai - Penambahan atau penggantian perabot/alat kerja - Perubahan penyelesaian prosedur kerja - Perubahan atau pengembangan struktur organisasi - Penambahan atau pengurangan atau perubahan pekerjaan.
* Macam-macam Tata Ruang Kantor Pada dasarnya dikenal adanya 4 macam tata ruang kantor, yaitu: 1. Tata ruang kantor berkamar (Cubicle Type Offices) Adalah tata ruangan untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar-kamar kerja.
Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah:
- Konsentrasi kerja lebih terjamin
- Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi.
- Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat atau pimpinan
- Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.

Kerugian tata ruang kantor berkamar:
- Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.
- Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya.
- Pemakaian ruangan kurang kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi - Mempersulit pengawasan
- Memerlukan ruangan yang luas
2. Tata ruang kantor terbuka (Open Plan Offices) Adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan termaksud tanpa dipisahkan oleh penyekat.

Keuntungan tata ruang kantor terbuka:
- Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi
- Luwes atau flexible apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi. - Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan penyeragaman kerja dan pembagian perlatan kerja.
- Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan raungan kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan perlatan, penggunaan telepon dll.

Kerugian tata ruang kantor terbuka:
- Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan
- Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi
- Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas
- Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan
- Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.
3. Tata ruang kantor berhias atau berpanorama/bertaman (Landscaped Offices) Adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.

Keuntungan tata ruang kantor berhias atau berpanorama:
- Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja
- Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan
- Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan
- Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efisien sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai.

Kerugian tata ruang kantor berhias atau berpanorama:
- Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya.
- Biaya pemeliharaan tinggi
- Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah
- Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias. Karena ketiga bentuk tata ruang mempunyai kerugian, maka untuk mencegah atau mengurangi kerugian yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor gabungan.
4. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka, dan tata ruang kantor berhias.
* Prinsip-prinsip Tata Ruangan
a Aliran pekerjaan yang sederhana yang membatasi mondar-mandir pegawai dan menghemat kertas seminimum mungkin
b Ruang lantai harus bebas dari rintangan
c Meja dapat dengan mudah dilihat oleh pimpinan
d Perlengkapan kerja berada di dekat penggunanya
e Jumlah jalan atau koridor yang memadai dan luasnya juga memadai
f Pastikan semua meja mendapatkan penerangan yang cukup
g Mesin bersuara gaduh harus dipisahkan dari ruangan
h Tata ruang harus menyenangkan
* Faktor-faktor yang Harus Diperhatikan Dalam Penempatan Perabot
a Harus menghemat ruang lantai
b Harus fungsional hubungan dengan pekerjaan
c Tinggi meja dan kursi harus sesuai dengan pemakaiannya (ergonomic)
d Perabot harus mudah untuk dipindah-pindahkan
e Biaya yang dikeluarkan harus relatif hemat
* Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Perkantoran Yang termasuk lingkungan fisik dalam tata ruang perkantoran antara lain:
1. Tata Warna Warna berpengaruh terhadap karyawan, ada warna yang dapat meningkatkan semangat dalam berkerja antara lain biru, hijau, hijau muda yang dapat menimbulkan kesan kesan sejuk dan tenang (calm effect). Sedangkan warna-warna merah, orange dapat meningkatkan tensi. Untuk pekerjaan yang dilakukan di ruangan tertutup sebaiknya menggunakan warna cerah, namun untuk warna abu-abu dapat menimbulkan suasana mengantuk. Beberapa pengaruh warna terhadap perilaku manusia antara lain:
- Bagi seorang konsumen dalam menghargai perusahaan dapat dipengaruhi oleh warna, dengan demikian kita gunakan warna yang cerah dan atraktif sehingga menimbulkan kesan yang cheerful dan efisien
- Warna permukaan ruangan harus tepat karena mempengaruhi kesehatan yang dapat berakibat pada kinerja karyawan
- Persepsi dapat diubah melalui beberapa warna berikut:
- pada ruangan gelap diberi warna gelap untuk memberi kesan luas
- ruangan dengan dinding panjang diberi warna cerah
- ruangan yang berbentuk empat (persegi panjang) yang memberi kesan monoton sehingga pada lantai, dinding dan langit-langit diberi cat berlainan
- Efek eksterior perusahaan harus diperhatikan karena berkaitan dengan daerah lingkungan kerja berada yaitu daerah panas diberi warna lembut, warna segar untuk daerah dingin.
- Dengan warna dapat menunjukkan lokasi penting Beberapa tipe permukaan lantai dapat berupa karpet, kayu, marmer, bata, plester dan teraso, namun karpet yang paling popular karena:
- Menciptakan ketenangan karena permukaannya menyerap udara sehingga menciptakan lingkungan yang nyaman
- Menimbulkan kesan Luxury/ kemewahan
- Menciptakan kepuasan karyawan
- Mengurangi tingkat kecelakaan karyawan (tergelincir)
- Mempermudah service personel dalam perawatan.
2. Tata Cahaya Kuantitas Cahaya diukur dengan Foot Candela, yaitu jumlah yang dihasilkan oleh suatu Candel standar pada suatu kaki. 1 Watt/ Foot = 15 FC 1 Candela = 1.5 watt/m2 Semakin tinggi FC maka akan semakin bagik bagi kesehatan moral, semangat kerja serta efisiensi kerja. Namun jika jumlah cahaya tidak sesuai maka akan menimbulkan gangguan pandangan dan tekanan pada otot, mutu hasil pekerjaannya rendah serta tingkat produktivitas dan ketepatan rendah. Sedangkan Kualitas Cahaya dipengaruhi langsung oleh kecerahan cahaya yang dinamakan Foot Lambert atau suatu unit kecerahan dari Foot Candela yang direfleksikan. Untuk mengukur tingkat kecerahan yang sudah merata menggunakan Light Ness Ratio, sehingga pancaran cahaya yang disebut paling cerah adalah pancaran cahaya yang paling rendah. Jika rationya sebesar 3:1 FL maka akan menyebabkan gangguan pandangan dan silauan. Cahaya adalah penerangan yang cukup dan memancara dengan tepat yang akan menambah efisiensi kerja pegawai. Karena mereka bekerja cepat, lebih sedikit membuat kesalahan dan matanya tidak menjadi cepat lelah. Pada umumnya di kantor orang bekerja dengan penggunaan cahaya matahari, namun cahaya matahari tidak dapat diatur sempurna karena hanya dapat menembus jarak lebih dari 6 hingga 7.5 meter dari jendela oleh karena itu digunakan cahaya lampu. Cahaya penerangan buatan manusia dapat dibedakan menjadi 4 macam yaitu:
a Cahaya langsung Yaitu cahaya yang lansung dari sumbernya menuju meja pegawai sehingga cahaya yang dihasilkan sangat tajam dan dapat menimbulkan kelelahan pada mata.
b Cahaya setengah langsung Cahaya yang memancar dari sumbernya melalui tudung yang terbuat dari gelas sehingga bayangan yang ditimbulkan tidak begitu jelas tapi sebagian besar cahaya menuju ke meja pegawai.
c Cahaya setengah tak langsung Penerangan ini terjadi dari cahaya yang sebagian besar merupakan pantulan dari langit-langit dan dinding ruangan, sebagian lagi terpancar melalui tudung kaca. Cukup baik karena bayangan yang diciptakan sudah tidak begitu tajam.
d Cahaya tak langsung Cahaya ini melalui sumbernya memancar ke langit-langit ruangan baru dipantulkan atas meja. Cahaya tak langsung merupakan penerangan terbaik karena sifat-sifatnya yang sudah tidak tajam dan cahayanya menyebar ke seluruh ruangan serta tidak menimbulkan bayangan. Sedangkan sumber cahaya dibedakan menjadi 2 yaitu:
a. Natural Light (matahari) Harus dikonsumsi secara benar karena jika dikonsumsikan secara langsung maka akan berakibat meningkatkan suhu kantor, menimbulkan silauan, gangguan pada mata dan ketidaknyamanan. Untuk mengurangi silau digunakan window screen.
b Artifical Light Terdiri dari 2 yaitu:
- Incasdescent Light
- Flourescent
3. Ventilasi atau Pengaturan Udara Lingkungan kerja yang baik menimbulkan efek produktivitas yang positif yaitu mengurangi absensi hingga 2.5%, produktivitas meningkat hingga 10%, tingkat kesalahan pada juru tulis (clerk) menurun hingga 1%. Beberapa komponen yang membentuk lingkungan kerja diantaranya temperatur yang menunjukkan tingkat panas udara. Temperature yang nyaman adalah antara 65-75 F (18 - 21o C). Tingkat temperature dipengaruhi oleh kelembaban udara, sedangkan temperature yang efektif adalah gabungan antara temperature yang efektif.
4. Suara Suara dapat memberikan efek negatif yaitu suara jalan raya, suara mesin peralatan kantor, pintu dll. Selain itu suara juga memberikan efek positif terhadap kegaitan kerja yaitu background musik percakapan yang menyenangkan. Berikut beberapa sumber suara dan pengaruhnya: - Alat perkantoran/ Diacine Berupa mesin-mesin yang meningkatkan desible misalnya 5 mesin ketik yang digunakan secara bersamaan besarnya 80 Desible atau sama dengan lalu lintas sibuk - Personel/ Karyawan Berupa panggilan telepon, percakapan, konferensi/ rapat, gerakan atau lalu-lalang karyawan Beberapa ketentuan lingkungan kerja yang nyaman sehubungan dengan noise: - Untuk ruang kerja yang bersifat Privacy maksimal 40 Desible - General office/ Pelayanan umum dan ditempati orang ramai 60 Desible Sedangkan untuk sumber suara beserta kekuatan suara: 0-20 Db : Kedap suara 20-40Db : Very Faint/ Private Office 40-60 Db : Lembut/ General Office 60-80 Db : Loudness: Lalu-lintas cukup sibuk 80-100 Db : lalu lintas padat; Very Loud 70=> : Labil, Humanerious Suara dapat dikendalikan dengan cara: - Lokasi yang jelek dapat diatasi dengan memindahkan lokasi atau memberi pintu - Gangguan suara lalu lalang karyawan mengubah dan memperbaiki alur kerja yang baik guna mengurangi lalu-lalang. - Permukaan lantai yang tidak sesuai dapat diatasi dengan menggunakan penutup lantai yang dapat menyerap suara, alat-alat yang mengeluarkan suara diberi masker dan dengan menghindari permukaan lantai yang terbuka. - Machine/ Peralatan perkantoran diatasi dengan letak mesin yang diberi kedap suara, menyediakan Acustic Material di tempat kerja untuk mencegah suara yang masuk.
5. Musik Musik yang nadanya lembut sesuai dengan suasana waktu dan tempatnya dapat membangkitkan dan merangsang bekerja. Oleh karena itu lagu-lagu dapat dipilih dengan teliti untuk dikumandangkan ditempat kerja. Kalau tidak justru akan mengganggu konsentrasi kerja. Pengaruh positif musik dalam kantor adalah: - Mengurangi monoton kerja - Menimbulkan kesan yang tenang - Mengurangi kecelakaan kerja - Membantu karyawan dalam mengembangkan keseimbangan fisiologisnya - Mengembangkan suasana efisiensi dimana konsentrasi kerja diharapkan dapat meningkat - Berkurangnya tingkat kesalahan karyawan - Karyawan lebih menikmati tempat kerjanya. Waktu ideal penggunaan musik di kantor adalah 1 s/d 2.5 hari kerja. Gangguan musik dapat ditimbulkan karena vocal atau alat tiup yang keras atau perubahan tempo yang cepat.
DAFTAR PUSTAKA
Sedarmayanti. 1992. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung: Ilham Jaya.
Kallaus, and keeling. 1987. Administrative Office Management. 9th ed. United States of America: South-Western: Publishing Co.

4 komentar:

Anonim mengatakan...

semoga semua kebahagiaan, keindahan, kemudahaan selalu bersamamu...

Lichin mengatakan...

tapi kalau musiknya terlalu slow bisa ngantuk juga y

adityaaja mengatakan...

suka b9t rikha..

herru setiawan mengatakan...

Makasih ka blognya sangat membantu :)